O meu CRM tinha 11 falhas graves e parava no fechamento, sem proposta, cobrança nem pós-venda. Corrigi as falhas, completei o ciclo e só então deixei a IA operar.
O Prospecta é o CRM em que eu cuido da prospecção, das propostas, dos projetos e da cobrança. Ele roda no meu computador, dentro do Obsidian, dividido em seis partes que funcionam sozinhas: funil, canais, cadências, ligação, projetos e encomendas.
Em outubro de 2026 ele funcionava pela tela. Eu queria que a IA assumisse a parte repetitiva: mudar o contato de etapa, registrar o que foi feito, montar o relatório, lembrar a cobrança.
O pedido que abriu o trabalho juntava tudo: avaliar as partes, achar as falhas, ver o que faltava no ciclo e deixar a IA operar. No meio do plano veio uma exigência nova. Cada parte tinha que funcionar sozinha, e duas partes instaladas tinham que conversar entre si.
A avaliação achou 11 falhas graves. A cadência avançava sem o contato ter acontecido, a ligação perdia a gravação e o histórico duplicava linhas.
O ciclo comercial parava no "Ganho". Não havia proposta, motivo de perda, cobrança, pós-venda nem indicação. Arrastar um cartão de etapa não deixava registro, e sem registro de etapa não existe número de funil para olhar.
A IA também não tinha por onde entrar. Os comandos dependiam da nota aberta na tela e abriam janelas esperando um clique. Quando ela passou a operar, a pergunta mudou. Como deixar a IA mexer no CRM sem perder o controle do que se decide e do que sai em nome da operação?
A tentação era começar pela automação, que era a parte nova e visível.
Por quê. Função nova dependia das partes quebradas. A proposta aceita muda a etapa do contato, e a etapa não deixava histórico. Automatizar em cima disso só multiplicaria o erro.
O que ficou de fora. Qualquer função nova antes de as 11 falhas estarem corrigidas.
O plugin único de junho virou partes menores para caber nas regras da loja do Obsidian, e o de encomendas entrou na suíte em outubro.
Por quê. O dado mora nas notas, e a conversa entre as partes é opcional e tem versão. Tirar uma parte não corrompe nada. Se duas versões não combinam, a integração desliga com aviso, sem quebrar o resto.
O que ficou de fora. Dependência obrigatória de uma parte em outra.
Com a IA operando o CRM, cada ação dela precisava de um dono, para aprovar a mudança e para aprovar o envio.
Por quê. A IA lê à vontade, e o que ela quer mudar vira uma proposta que a pessoa aprova com um clique. Se a pessoa liberar um tipo de escrita simples, ela roda sozinha, guarda uma cópia do antes e pode ser desfeita. O que sai do computador é sempre proposta.
O que ficou de fora. Servidor sempre ligado, envio automático para fora do computador e qualquer opção que libere saída sem aprovação.
No desenho inicial, entregar a última parte fechava o projeto sozinho. Com vários projetos abertos, a etapa seguinte sumia de vista.
Por quê. Esquecer uma etapa custa mais que um clique de confirmação.
O que ficou de fora. Fechar o projeto automaticamente pela última entrega.
Eu teria escolhido o lugar do teste antes de liberar a IA. Para achar o tamanho máximo de um comando, deixei a IA mandar cargas crescentes para o Obsidian que eu estava usando. Cada envio acima de uns 4 mil caracteres abriu uma janela de erro na minha tela. O certo era um ambiente de teste, parando no primeiro erro. Hoje nenhum comando passa de 3 mil caracteres, e o que é maior viaja em partes.
Também levaria o teste para o aplicativo de verdade mais cedo. Na primeira rodada, o ciclo inteiro passou em 18 de 19 passos, com os testes automáticos todos aprovados. Os dois defeitos que sobraram só existiam no app real. A lista de notas vinha vazia logo depois de uma escrita, e uma proposta e um projeto nasciam com o mesmo nome.
Próximo case: Estúdio Social
Relatórios, follow-ups e atualizações que se repetem passam a rodar sozinhos, com IA onde ela ajuda e você decidindo o que sai.